WCEU 2017 – 志工初體驗

今年參加WCEU，除了體驗全球第二大的WordCamp外，另一大重點就是透過參與志工，看看整個活動的暗處揪～竟有些什麼東西蠢動。

申請

要加入志工團隊，首先第一步是申請。由於WCEU規模頗大，團隊的規模自然也大，因此call for volunteers從去年10月就已經開始，總共進行為期兩個月的募集。我大約是在11月多的時候申請，最後在2月的時候收到審核通過的信函：

回覆確定會參加後，這才正式加入志工團隊。

準備

在審核通過後，由於取得入場資格仍然需要門票，首先會收到一組WCEU ticket的免費coupon，用來兌換免費的電子入場券。這部分完全都在WCEU官方網站上進行，而非任何現行的電子票券平台，估計是自幹了一套售票系統plugin吧？還頗像WordPress社群的作風。

接下來主辦單位會陸續發布許多行前準備通知，包含會場資訊、保全資訊、行為準則(CoC)並在WordPress.org slack上開了一個志工專用頻道，用來即時溝通、投票、發問等等。在接近會期的前二個月左右，整個志工團隊的工作崗位、班表都陸續出爐。這次是使用Airtable來規劃，個人覺得比Google spreadsheet好很多，因為後者只要資料稍多就很慢。

開始之前

在開幕前，所有志工團隊會先進行一次行前準備會議: volunteers orientation，總共有兩場，所有志工都必須參加至少一場。由帶領整個志工團隊的Lucas Sartoni帶著大家走過一趟會場，重新交代一次行為準則、安全注意事項。由於會議期間都是透過slack即時溝通，這一天也設定好了團隊專用wifi，與會眾使用的wifi分開，避免太多人使用把wifi衝爆而無法傳送重要訊息。

行前會議後，有一個主辦團隊與講者一同參加的晚宴，在塞納河上的一艘船上舉行，風景美氣氛佳，但食物不怎麼樣就是了 😀

開工

首先繃緊神經的就是登記桌的人，川流不息的會眾讓他們忙得一秒也沒停過 …

工作崗位大致分為：

• Attendee orientation: 負責在會場外圍指引會眾
• Backup: 保持機動，哪邊有需要人就趕往哪邊
• Door guard: 守門人，負責維持入場秩序，並確認所有入場的人都持有通行證
• Child care: 看小孩囉~娃～娃～
• Lunch support: 午餐時間幫忙引導取餐秩序
• Mic runner: Q&A時間負責送麥克風
• PR support: 會議期間負責接待媒體
• Expert bar: 負責待在expert bar回答任何有關WordPress的技術問題
• Registrations: 負責報到櫃台的所有大小事
• Room manager: 在會議廳主持、維持秩序
• Time keeper: 負責控制所有活動的時間
• Swag station: 幫忙賣WordPress周邊商品
• Speaker wrangler: 把演講者照顧到好，每個演講者好像都有配1~2名
• Translation devices: 負責在講廳入口處發放翻譯機

為期三天的議程中，每個人會輪2 ~ 3個班，一個班大約是3~4小時，我在第一天屬於backup機動組，後來去幫忙看管翻譯機；第二天則是track 2的door guard。發翻譯機有時候頗尷尬，因為會需要翻譯機的通常英文不太通，所以有時候我會需要比手畫腳一下。

至於door guard，要嚴格執行『有通行證才能通行』比我想像中更難些，會有人說通行證掉了、有背著小孩的媽媽說通行證在會場裡的丈夫那，可不可以先通融、等等 … 有些情況我很容易心軟，所幸我的夥伴Hannah是個高手，一邊打著毛線一邊禮貌而堅定地堅守崗位，即使是認識的人也毫不放縱。

在track 1會場有準備一間『Green room』，有點像指揮中心。這間房間僅供工作團隊進出，裡面有點心、休息室，也提供夥伴們安全存放個人的物品。房間一側的長桌永遠都有兩三個team leader在瘋狂地收發slack。

『廁所沒紙啦！』
『水又被拿光啦！請補充！』
『左側入口有人打翻水了，請派人處理！』
『XX角落有垃圾堆積，請幫忙處理！』
『有人身體不適，我在這裡陪著，請協助！』

數不清的疑難雜症每天都充斥在slack channel中，不得不佩服當天的現場指揮Taco Verdonschot，竟有辦法憑一己之力安排處理這麼多現場問題。

會後

在議程結束前一小時，所有人都收到slack訊息通知，準備在closing remarks上台一起閉幕。

在漫長的兩天站崗、和數不清的會眾交流後，這一刻心中的感慨、成就什麼的，倒是被想衝回旅館倒頭就睡的衝動給狠狠壓過。對於這次WCEU的規模，官方總結文中的數據可供參考：

• 1,900 people from 79 countries were present.
• 1,000+ watched the live streams from 77 countries.
• Total audience: 2,900 from 92 different countries.

WordCamp Europe 2018已正式發布，在2018年6月14 – 16於Belgrade, Serbia舉行，明年希望能以一般會眾或是講者身份參加，好好享受一回。

更多WCEU照片在此：