WCEU 2017 – 志工初體驗

今年參加WCEU,除了體驗全球第二大的WordCamp外,另一大重點就是透過參與志工,看看整個活動的暗處揪~竟有些什麼東西蠢動。

申請

要加入志工團隊,首先第一步是申請。由於WCEU規模頗大,團隊的規模自然也大,因此call for volunteers從去年10月就已經開始,總共進行為期兩個月的募集。我大約是在11月多的時候申請,最後在2月的時候收到審核通過的信函:螢幕快照 2017-07-05 下午1.22.42.png

回覆確定會參加後,這才正式加入志工團隊。

準備

在審核通過後,由於取得入場資格仍然需要門票,首先會收到一組WCEU ticket的免費coupon,用來兌換免費的電子入場券。這部分完全都在WCEU官方網站上進行,而非任何現行的電子票券平台,估計是自幹了一套售票系統plugin吧?還頗像WordPress社群的作風。

接下來主辦單位會陸續發布許多行前準備通知,包含會場資訊、保全資訊、行為準則(CoC)並在WordPress.org slack上開了一個志工專用頻道,用來即時溝通、投票、發問等等。在接近會期的前二個月左右,整個志工團隊的工作崗位、班表都陸續出爐。這次是使用Airtable來規劃,個人覺得比Google spreadsheet好很多,因為後者只要資料稍多就很慢。

開始之前

在開幕前,所有志工團隊會先進行一次行前準備會議: volunteers orientation,總共有兩場,所有志工都必須參加至少一場。由帶領整個志工團隊的Lucas Sartoni帶著大家走過一趟會場,重新交代一次行為準則、安全注意事項。由於會議期間都是透過slack即時溝通,這一天也設定好了團隊專用wifi,與會眾使用的wifi分開,避免太多人使用把wifi衝爆而無法傳送重要訊息。

行前會議後,有一個主辦團隊與講者一同參加的晚宴,在塞納河上的一艘船上舉行,風景美氣氛佳,但食物不怎麼樣就是了 😀

開工

首先繃緊神經的就是登記桌的人,川流不息的會眾讓他們忙得一秒也沒停過 …

IMG_1084.JPG

工作崗位大致分為:

  • Attendee orientation: 負責在會場外圍指引會眾
  • Backup: 保持機動,哪邊有需要人就趕往哪邊
  • Door guard: 守門人,負責維持入場秩序,並確認所有入場的人都持有通行證
  • Child care: 看小孩囉~娃~娃~
  • Lunch support: 午餐時間幫忙引導取餐秩序
  • Mic runner: Q&A時間負責送麥克風
  • PR support: 會議期間負責接待媒體
  • Expert bar: 負責待在expert bar回答任何有關WordPress的技術問題
  • Registrations: 負責報到櫃台的所有大小事
  • Room manager: 在會議廳主持、維持秩序
  • Time keeper: 負責控制所有活動的時間
  • Swag station: 幫忙賣WordPress周邊商品
  • Speaker wrangler: 把演講者照顧到好,每個演講者好像都有配1~2名
  • Translation devices: 負責在講廳入口處發放翻譯機

為期三天的議程中,每個人會輪2 ~ 3個班,一個班大約是3~4小時,我在第一天屬於backup機動組,後來去幫忙看管翻譯機;第二天則是track 2的door guard。發翻譯機有時候頗尷尬,因為會需要翻譯機的通常英文不太通,所以有時候我會需要比手畫腳一下。

IMG_1225.JPG

至於door guard,要嚴格執行『有通行證才能通行』比我想像中更難些,會有人說通行證掉了、有背著小孩的媽媽說通行證在會場裡的丈夫那,可不可以先通融、等等 … 有些情況我很容易心軟,所幸我的夥伴Hannah是個高手,一邊打著毛線一邊禮貌而堅定地堅守崗位,即使是認識的人也毫不放縱。

在track 1會場有準備一間『Green room』,有點像指揮中心。這間房間僅供工作團隊進出,裡面有點心、休息室,也提供夥伴們安全存放個人的物品。房間一側的長桌永遠都有兩三個team leader在瘋狂地收發slack。

『廁所沒紙啦!』
『水又被拿光啦!請補充!』
『左側入口有人打翻水了,請派人處理!』
『XX角落有垃圾堆積,請幫忙處理!』
『有人身體不適,我在這裡陪著,請協助!』

數不清的疑難雜症每天都充斥在slack channel中,不得不佩服當天的現場指揮Taco Verdonschot,竟有辦法憑一己之力安排處理這麼多現場問題。

會後

在議程結束前一小時,所有人都收到slack訊息通知,準備在closing remarks上台一起閉幕。

P1140425.JPG

在漫長的兩天站崗、和數不清的會眾交流後,這一刻心中的感慨、成就什麼的,倒是被想衝回旅館倒頭就睡的衝動給狠狠壓過。對於這次WCEU的規模,官方總結文中的數據可供參考:

  • 1,900 people from 79 countries were present.
  • 1,000+ watched the live streams from 77 countries.
  • Total audience: 2,900 from 92 different countries.

WordCamp Europe 2018已正式發布,在2018年6月14 – 16於Belgrade, Serbia舉行,明年希望能以一般會眾或是講者身份參加,好好享受一回。

更多WCEU照片在此:

 

2 thoughts on “WCEU 2017 – 志工初體驗

  1. 原來 Hannah 是你的夥伴!Cool ~ 而且這次差點就達到 3000 人的目標了,也是好猛!

    想到如此國際的會議,需要這麼多種角色,讓人覺得我們要辦還有好一段路R~

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