在家工作小貼士

(圖:童書 We Don’t Eat Our Classmates,與本文完全無關,只是太經典了很想放)

世事難料,因為新冠肺炎疫情的關係,在家工作(work from home, WFH)突然變成一門顯學了。之所以說「在家」而不是「遠端」,是因為因應疫情大部分的人都是被迫在家蹲而不是四處趴趴走,其中有些人覺得太爽了以後回不去辦公室了,也有不少人因為無法適應而開始向我請益。

以我個人的經驗來說,變換地點在剛開始遠端的時候其實是很重要的。唯有經歷過持續去探索不同環境的這個發散過程,我們才會從中精煉出對自己真正重要的環境因素,逐漸穩定下來,在哪裏就不是這麼重要了。這些朋友們因為欠缺這個過程,身處的企業又沒有遠端工作的文化基礎,生產力自然大跳水。

這篇文章統整一些我個人在家工作時會用的一些小技巧,㊗️大家天天WFH天天開心。

第一招:找到啟動狀態的套路

先說點題外話,其實我真正想寫的第一招是先認識自己是晨起人還是夜貓子,先找到自己最佳的工作時間再開始探索啟動工作狀態的套路會更好,但因為現階段很多朋友都是被迫在家上班沒有這樣時間上的彈性,就先不提這點了。我本身是晨起人,所以也只能就晨起人的部分說些自身經驗。

這裡所謂「啟動」,就是讓自己的身心朝工作狀態移轉的過程。我有些同事是早上起來沖個澡,從樓上走到樓下就完成了;有些人是在家附近選了幾家咖啡店,帶著傢伙走過去,到店後坐在喜歡的衛子上點上慣例的飲品,就進入了狀態。就我自己來說,我發現如果我早上起來一定要花足夠的時間打理家裡和自己,如果我起床第一件事就是開工,不出三天我就會開始憂鬱。所以如果去掉家事的部分,我早上的啟動套路是:

這樣很奢侈地花一小時照料自己後,我就會很心滿意足地上工去。

… 寫完怎麼突然覺得自己很難搞??

第二招:番茄鐘法

番茄鐘法,也就是「Pomodoro method」,自1980年由Francesco Cirillo提出以來可說歷久彌新,由於唐鳳大大的關係,最近在新聞上更是佔了不少版面。這個方法是我剛進Automattic第一年有一陣子快被工作壓垮的時候,我當時的團隊領導人Daryl教我的,至今仍是我在排山倒海的工作量中維護理智的重要方法。這方法本身的基本形式很單純:

  • 決定一個目標
  • 設定X分鐘,全心投入在該項目標中
  • 時間到,休息Y分鐘
  • 重複以上4次,休息較長的Z分鐘

方法雖然簡單,但實踐起來會需要時間去逐步調整成適合自己的方式。以我來說,我現在的模式是X=30 – 45,Y = 10 – 15,Z = 0。沒錯,我沒有重複4次就休息比較長這件事,因為我發現那會中斷我的心流(flow)。

除了積極針對自己的習慣調整外,「一個適合的計時器」非常非常重要,但往往被忽略。有人可能會覺得,我就看時鐘就好啦,從現在開始的時間往上加X能有多難呢?很遺憾,這樣做一定會失敗。番茄鐘法的核心就在於專注,當我們會需要分心去看時鐘來確認時間到了沒,就已經失去其意義了。再來,不要用手機計時。我個人嘗試了一陣子後發現這樣效果很差,為什麼呢?因為手機上的「雜訊」太多了,只要在解鎖、滑開、找出計時器、計時這段時間內瞄到一些通知,我就會立刻損失1-2分鐘的專注力。這聽起來沒有很多,但對於心流的阻斷效果其實相當顯著,也是從根本上動搖番茄鐘法的效果。最後,最原始的方法雖然推薦用番茄鐘,但市售的番茄鐘幾乎都有惱人的滴答聲,我個人連放在那邊當背景音都沒辦法,更別說拿來協助時間管理了。

實驗到後來,最好用的是這個「Time Timer」:

My Time Timers.
對,俺有兩顆,左邊是我的,右邊是俺兒子的

運作中安靜無聲,要計時的時候又只要輕輕一扭就好。我幾年前買的時候台灣還買不到,現在終於有官方貨了。雖然還是比國外賣得貴不少,但總是一個可靠的取得管道。

第三招:安排「White Space」

我最早學到這個概念是聽了Kwik Brain Podcast的"How to calm a busy mind“,其中引用了WhiteSpace at Work的CEO Juliet Funt的演講片段,提到在忙碌的生活中一段刻意留白的時間可對大腦的運作起到極深遠的影響。以下引用該公司網站對white space的定義

WhiteSpace is a strategic pause taken between activities. It can be used in tiny sips as small as two seconds or in longer stretches. These thoughtful pauses laced through the busyness of the workday are the oxygen that allows everything else to catch fire. WhiteSpace can be recuperative; to reboot your exhausted brain and body. It can also be constructive; this is time spent on driving business results through introspection, strategy and big picture thinking.

我的方法是在中午會安排5 – 10分鐘在外面什麼也不想地漫步,完全按照身體自然的感覺去走。一開始心存懷疑不曉得到底自己在幹嘛,後來有一天在漫步的時候突然想起了之前努力回想很久都想不起來的花名,驚訝之餘,這簡單的漫步從此就變成每天例行公事了。

第四招:久坐屁屁痛了嗎?加入站站的行列吧!

所謂久坐是萬病之源,身為碼農真的有數不清的切身之痛。雖然我有一張公司補助買的Aeron 2,我覺得最終還是比不上直接站起來;我有些同事是直接買了連結跑步機的工作桌,但我個人是覺得站著偶爾蠕動一下就很夠了,還不必弄到那種程度。

要站立工作其實不需要花大錢,我的站立工作桌這些年來都只是用紙箱放在本來就有的桌面上:

在花大錢買站立工作桌前,建議先這樣PoC一下,荷包開心,全家開心。

第五招:找到結束狀態的套路

所謂有始有終,有啟動狀態自然要有個結束。在家工作一個常見的困擾就是工作的後勁餘韻不絕,即使關上電腦了,腦袋還是在待辦事務上頻頻打轉,晚餐吃的是A5和牛還是組合肉都分不出來了,這怎麼能長久呢?除了設定一個下班時間外,建議再安排個10分鐘左右讓自己收收心,做些跟工作無關的事情。我自己是會散散步或是靜靜地讀點書,偶爾時間上可以很奢侈的時候會打打電玩,總之就是要讓注意力盡可能地轉移走。

另一種會無法脫離工作狀態的情況是被「事情沒做完的罪惡感」纏上。這時候就要檢討一下處理事情的優先序:是否沒有確實從最重要的事情開始處理?有沒有安排一些時間打理自身的事務?穿插處理自身事務是很重要的,如果整天都只在處理工作,明明心裡知道有些自己想做的事沒做,卻為了工作一直推遲,久而久之會有一種莫名的悲壯感在強化埋頭苦幹的慣性。一但陷入其中,就是事情做完了,自己也會一直在找些瑣碎的小事讓自己繼續埋在裡面。如果發現自己都快下班了還在一直刷新信件和訊息,那就要注意一下了。

每天上工的前30分鐘先做好計劃如何呢?在消化一些重要訊息之後,先花點時間排出3件工作上最重要的事情,以及3件個人生活上最重要或最想做的事情,接下來就按照順序、確實地交叉執行。通常是沒辦法全部做完,但只要從最重要的事情開始做,又有顧及自己的事幫助平衡,漸漸地下班後就不太會有導致加班的罪惡感,也就能將工作與生活切割得更乾淨了。

結語:關鍵是學習與自己相處

說得哲學一些,我覺得在家工作其實是一種學習和自己相處的過程。過去在固定的辦公地點,大的工作環境、時程的基本框架都已經設定好了,也有形形色色的人讓我們專注在與他人的人際關係上。一但開始在家工作,突然間這些都落在自己肩上了,更重要的是,獨處的時間突然變得這麼多,怎麼辦呢?從小到大,我們總是被教導要怎麼與他人相處,曾幾何時學習怎麼與自己相處呢?回想起來,我自己在家工作碰過的許多挫折,總歸起來就是不了解什麼是真正適合自己的,讓這個陌生的「我」不舒服了而已。

因此,以上這五種方法雖然很適合我,不見得適合正在讀這篇文章的你。可以參考、可以嘗試,但請切記,一定要用心感受一下究竟適不適合自己。在家工作,只有你才是主角。

主角光環,好像又大了一點。

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